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ÉNONCÉ DE CONFIDENTIALITÉ

Portée

Le présent document représente la Politique globale sur la protection des données et des renseignements personnels de VIA WEB TECH. Elle s’applique à tous les renseignements personnels ainsi qu’aux données et informations opérationnelles que VIA WEB TECH possède au sujet de ses membres, ses sous-traitants et ses clients. Il incombe à tous les membres de VIA WEB TECH de la lire, la comprendre et la mettre en pratique.

Objet

VIA WEB TECH s’engage, en exerçant son droit de recueillir, d’utiliser et de communiquer des données et des renseignements personnels à des fins professionnelles légitimes, à protéger, dans tous les pays où elle exerce ses activités, les renseignements personnels ainsi que les données et informations opérationnelles concernant :

  • ses membres
  • ses sous-traitants
  • ses clients et leurs activités

et d’observer des règles de conduite rigoureuses qui réduiront les risques de :

  • violation de la confidentialité;
  • atteinte à la vie privée;
  • perte du lien de confiance;
  • responsabilité civile.

Code de conduite

VIA WEB TECH s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle recueille au sujet de ses membres à des fins de dotation, de gestion du personnel, de rémunération et d’administration des régimes d’avantages sociaux.

VIA WEB TECH peut également recueillir des renseignements personnels et des données et informations opérationnelles sur ses clients et leur personnel, par exemple dans le cadre de contrats d’impartition. Tous les renseignements personnels et toutes les données et informations opérationnelles recueillis par VIA WEB TECH seront soumis aux politiques et procédures établies par le client et/ou VIA WEB TECH. VIA WEB TECH s’engage en outre à toujours respecter les lois et règlements applicables et à agir en conformité avec ceux-ci.

VIA WEB TECH s’engage à respecter la vie privée de toute personne qui visite son site www.ViaWebTech.ca et à ne pas communiquer de renseignements personnels à des tiers.

Les pratiques de VIA WEB TECH en matière d’utilisation des renseignements sont soumis aux principes suivants :

Responsabilité

Les vice-présidents responsables d’une unité d’affaires supervisent l’application de cette politique et prennent les mesures correctrices qui s’imposent en cas de violation et de non respect de la politique. Les membres de VIA WEB TECH qui ont une inquiétude concernant le respect de la confidentialité de renseignements personnels les concernant ou concernant un sous-traitant ou un de leurs clients devraient faire part de leurs inquiétudes et de tout manquement aux mesures en place pour protéger ces renseignements à leur gestionnaire (pour les renseignements personnels concernant un client ou un sous-traitant) et à leur service local des Ressources humaines (pour les renseignements personnels concernant des membres). Tous les membres sont tenus de respecter cette Politique globale sur la protection des données et des renseignements personnels, ainsi que la vie privée des autres membres de VIA WEB TECH, ainsi que les politiques des clients sur la protection des renseignements personnels lorsqu’ils travaillent chez le client.

Les unités d’affaires qui, dans le cadre de services fournis à des clients, possèdent et gèrent des renseignements personnels et des données et informations opérationnelles les concernant, sont tenus de protéger ces données et renseignements. Toute violation de la confidentialité des renseignements personnels ou des données et informations opérationnelles, dans le cadre de la prestation de ces services au client, devrait être signalée directement au vice-président responsable de l’Unité d’affaires qui a la garde de ces renseignements ou données.

Détermination des fins de la collecte de renseignements

Au moment de la collecte des renseignements, indiquer aux membres, sous-traitants et aux clients à quelles fins les renseignements sont recueillis et utilisés, ainsi que tout changement subséquent relatif à l’utilisation.

Consentement

Obtenir, par écrit ou en mode électronique, le consentement à la collecte des renseignements auprès du membre, sous-traitant ou du client concerné, de même que chaque fois qu’ils doivent servir à de nouvelles fins.

Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements

Ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées et ne pas utiliser ni communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la loi ne l'exige et conformément aux dispositions de la loi dans les juridictions où VIA WEB TECH exerce ses activités. Ne conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire et disposer des renseignements à caractère sensible de manière sûre.

Exactitude

S’assurer de l’exactitude des renseignements recueillis en vérifiant auprès de la personne concernée et en les mettant à jour périodiquement. Les membres de VIA WEB TECH sont tenus d’aviser leur service local des Ressources humaines de tout changement ou mise à jour à apporter à leur dossier personnel.

Mesures de sécurité

Protéger les renseignements personnels et les données et informations opérationnelles au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité et en conformité avec toute loi applicable. Les renseignements personnels et les données et informations opérationnelles à caractère sensible doivent être protégés contre toute utilisation, communication, consultation et modification non autorisés. Ces mesures de sécurité s’appliquent aux renseignements personnels et aux données et informations opérationnelles quel que soit le support sur lequel ils sont conservés.

Les méthodes de protection peuvent comprendre le verrouillage de classeurs, une restriction de l’accès aux informations (par des moyens matériels et par une restriction de l’accès aux personnes qui ont besoin de savoir, des systèmes d’alarme ou autres dispositifs de contrôle électronique, des outils technologiques tels que les mots de passe, le chiffrement, les dispositifs pare-feu, les logiciels de préservation de l’anonymat, etc.) La sélection des mesures de sécurité doit se faire selon le degré de sensibilité, la quantité et le format des renseignements ou données qui doivent être protégés.

Les mesures de sécurité utilisées pour la protection des données sont réexaminées régulièrement pour tenir compte de l’évolution ou des changements organisationnels de l’entreprise.

Transparence

En distribuant ce document, prévenir les membres, sous-traitants et clients des pratiques de VIA WEB TECH et de l’application de cette politique.

Accès aux renseignements personnels

Permettre aux membres, sous-traitants et clients concernés de consulter les renseignements les concernant afin qu’ils sachent quels renseignements VIA WEB TECH possède à leur sujet. Donner aux membres, sous-traitants et clients la possibilité de vérifier l’exactitude des renseignements et de rectifier toute éventuelle inexactitude. Lorsque l’accès aux renseignements est refusé, en préciser les raisons ainsi que les procédures d’appel par écrit.

Restrictions du droit à la protection des renseignements personnels

Sous réserve des lois et règlements applicables, VIA WEB TECH se réserve le droit de surveiller tous les aspects de ses systèmes et infrastructures d’information, y compris mais non exclusivement :

  • les sites Internet visités;
  • les systèmes de messagerie instantanée;
  • les groupes de discussion;
  • les groupes de nouvelles; et
  • les courriels sortants et entrants.

Cette surveillance pourra se faire à tout moment, sans préavis et sans avoir obtenu la permission de l’utilisateur.

Sanctions

Toute violation de cette politique pourra donner lieu à des mesures disciplinaires qui seront proportionnelles à la gravité du comportement en question. Il incombera aux vice-présidents responsables d’unités d’affaires ou de fonctions corporatives de décider des mesures appropriées à prendre en cas de non-respect de cette politique. La vice-présidente exécutive et chef de la direction corporative est la personne désignée responsable de la protection des renseignements personnels et des données et informations opérationnelles chez VIA WEB TECH.

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